Телефонуйте нам: +38 (095)304-84-04 +38 (067)508-44-61
ru_RUuk
Статьи 28.10.2013

Адаптація персоналу


Фундаментом будь-якої організації є, як відомо, люди, оскільки саме люди забезпечують ефективне використання будь-яких видів ресурсів, наявних у розпорядженні організації, і визначають її економічні показники і конкурентоспроможність. Вклад людських ресурсів у досягнення цілей організації і якість виробленої продукції чи наданих послуг залежить у першу чергу від того, наскільки ефективно проводиться робота з персоналом.

Практично будь-яка компанія у процесі свого створення і розвитку стикається з такими важливими аспектами діяльності з управління персоналом, як підбір, оцінка, навчання та мотивація персоналу, і не тільки стикається, а й активно розвиває ці напрямки. Разом з тим досить рідко приділяється увага такому питанню, як адаптація нових співробітників і персоналу в цілому, незважаючи на важливість цього напрямку для діяльності всієї організації.

У різних компаніях процес ознайомлення нового співробітника з посадою здійснюється по-різному. Для прикладу, цей процес можна порівняти з тим, як батьки вчать дітей плавати. Одні підходять до цього процесу кардинально – зіштовхують з човна посеред річки: захоче жити – випливе. Інші для цієї мети наймають досвідчених професіоналів, які точно знають, що потрібно робити, щоб навчитися плавати. Треті пускають процес напризволяще, з боку спостерігаючи, як дитина борсається на мілководді, стежать, щоб не потонув. Четверті надягають рятувальний круг – головне, щоб безпечно, а що плавати не навчиться, так це неважливо, тримається на воді, і добре. Можливо, є ще якісь способи, але зараз важливо зрозуміти, який спосіб був обраний у вашій компанії і чи забезпечує він потрібний результат.

Як правило, проблеми адаптації персоналу стосуються всіх компаній без винятку, але залежно від фази розвитку організації – чи створюється вона щойно чи розвивається і розширюється – вони можуть бути найменш або найбільш значущими і першочерговими.

Одна з найпомітніших ознак того, що потрібно задуматися про систему адаптації, – це плинність кадрів, коли персонал залишає компанію, і цей рух носить масовий характер, якусь закономірність і циклічність у часі, причому може стосуватися не тільки нових співробітників, а й постійного персоналу.

Останнім часом, у зв’язку з недостатньою кількістю кваліфікованих кадрів на ринку праці, більше часу приділяється на розробку механізмів щодо утримання цінних співробітників компанії, які пропрацювали більше року. Вважається, що новоприбулі в організацію кадри, які покинули її протягом перших двох-трьох місяців, цінності не представляють, і на їх місце можна знайти інших.

Якщо глибше розглянути цю проблему, то стає зрозуміло, що така позиція є недалекоглядною і необгрунтованою, оскільки на пошуки фахівця втрачається дорогоцінний час, плинність негативно впливає на команду співробітників і, відповідно, відображається на продуктивності, а від цього втрачають всі.

До того ж, ринок праці не так великий, як хотілося б, особливо це стосується кваліфікованих кадрів у сфері сільського господарства, тому важливо, щоб прийнятий співробітник працював, а не звільнився через кілька тижнів.

Що ж являє собою процес адаптації нових співробітників на підприємстві і що потрібно зробити для того, щоб максимально оптимізувати його і полегшити? Для початку розберемося, що ж означає сам термін «адаптація», які почуття виникають у нових співробітників, що прийшли на роботу в компанію, а також у постійного персоналу та організації в цілому. Цей термін відображає той стан, який відчуває кожен, потрапляючи в нове, чуже , невідоме середовище. У першу чергу це дуже сильний стрес, який частіше відчувається на підсвідомому рівні. Будь-які негативні емоції, що з’являються на початку роботи, можуть негативним чином позначитися на всій подальшій діяльності.  Якщо людина все ж намагається залишитися і адаптуватися на підприємстві, то негативні емоції погано позначаються на мотивації працівника і, як наслідок, продовжують період адаптації, лише після якого співробітник почне ефективно працювати в колективі.

Найчастіші причини, з якими стикається новачок під час виходу на роботу, що негативно впливають на співробітника, аж до рішення покинути організацію:

  • несумісність з іншими співробітниками;
  • невдоволення стилем керівництва;
  • невиправдані уявлення про діяльність організації;
  • втрата «ілюзій» щодо організації;
  • нерозуміння працівником вимог, які йому висуваються;
  • висока інтенсивність і складні умови праці на новому місці;
  • розбіжність між очікуваною і фактичною оплатою праці.

Наприклад, у деяких компаніях новому співробітнику від початку не приділяється належної уваги, він не знає, до кого звернутися за необхідною для роботи інформацією, оскільки не була призначена людина для введення його в курс справи, він відчуває свою незатребуваність. Буває навіть так, що працівнику не приготували його робоче місце, все це руйнує позитивні уявлення про нове місце роботи, в тому числі і про компанію, що може призвести не тільки до втрати співробітника, але і позначитися на іміджі організації.

Безумовно, компанія повинна бути зацікавлена ​​в нейтралізації таких негативних факторів. І ще, коли існує налагоджена програма адаптації, тобто можливість під час уведення співробітника в організацію контролювати, яка думка у нього складається про робоче місце і компанію, і, за потреби, коригувати її у процесі адаптації. Тому в результаті всієї адаптаційної програми у співробітника не повинно залишатися нез’ясованих моментів. Він повинен мати чітке уявлення не тільки про свої обов’язки, а й про права. Тоді він буде відчувати вдячність до компанії за те, що його не кинули в такий складний момент, це підвищить його лояльність, і можна буде розраховувати на його допомогу та участь у програмах адаптації при прийнятті нових співробітників. Важливо пам’ятати, що не тільки новенький співробітник пристосовується до нової для нього робочої ситуації.

Як і в будь-якій справі, завжди є інша сторона, в даному випадку постійний персонал компанії і безпосередньо її керівник, які також стикаються з новим, поки незрозумілим для них об’єктом, який невідомо що любить, що ні, який у нього темперамент, як він буде працювати, керувати, спілкуватися. Тому грамотно складена програма адаптації повинна включати процедури не тільки для нового фахівця, для його повного ознайомлення з компанією, а й процедури, в яких і керівник, і персонал, який буде безпосередньо взаємодіяти з новим співробітником, могли б максимально швидко зрозуміти нового працівника і включити в свою структуру, зробити «своїм».

Для цього система адаптації будується з максимальним включенням співробітників, які задіяні у загальному робочому процесі з новим працівником, і саме від них він отримує всю необхідну інформацію про компанію, що, у свою чергу, забезпечує ту необхідну взаємодію, у процесі якої і відбувається більш близьке знайомство співробітників, з отриманням інформації один про одного, що знижує загальну напругу і стрес від невідомого.

Тобто спеціальна процедура введення нового співробітника в організацію сприяє зняттю великої кількості проблем, що виникають на початку роботи. Крім цього, у вже працюючих співробітників може істотно активізуватися творчий потенціал і включеність в корпоративну культуру компанії.

Перш ніж ми торкнемося того, як складаються програми адаптації, що потрібно при цьому враховувати і за якими критеріями вимірювати успішність, має сенс підвести проміжний підсумок про те, що, власне, ми отримуємо, коли в компанії є ефективна програма адаптації. По-перше, це мінімальний термін входження нового співробітника в компанію і, як наслідок, його повноцінна, зі стовідсотковою самовіддачею, робота над поставленим перед ним завданням. По-друге, це зменшення ймовірності звільнення співробітника в період випробувального терміну, що, в свою чергу, заощаджує ресурси компанії на новий пошук і підбір фахівця на це робоче місце.

І, по-третє, економія часу безпосереднього керівника і рядових працівників. Як ми вже з’ясували, головне, щоб заходи, що входять до адаптаційної програми, не носили формальний характер, оскільки украй важливо для будь-якої компанії, щоб співробітники до кінця зрозуміли і прийняли всі правила, які є в організації, повністю розібралися у своїх посадових інструкціях, щоб у компанії працювали не пасивні, не індиферентні співробітники, а люди, які усвідомлено виконують свою роботу і мають почуття причетності до спільної справи.

Мета та етапи адаптації

Для розробки оптимальних програм адаптації важливо враховувати фактори, які стосуються специфіки організації з одного боку і категорії нових співробітників, на яких програма орієнтована, – з іншого. До специфіки організації відносяться особливості діяльності компанії (виробничі, торговельні тощо). А співробітники діляться на молодих фахівців, що мають в основному тільки теоретичні знання про робочий процес, і професіоналів з ​​практичними знаннями і суттєвим досвідом роботи в інших організаціях.

Тому підготовка до запуску адаптаційного механізму починається з визначення наявних знань і навичок, оцінки досвіду роботи, з’ясування рис характеру нового співробітника, а потім для кожного новачка бажано розробити індивідуальну програму заходів щодо отримання необхідних знань і навичок, які новий співробітник повинен засвоїти – з урахуванням особливостей робочого місця і посади.

Важно понимать, что все элементы адаптационной программы взаимосвязаны. Успешное освоение профессиональных знаний и навыков невозможно, если сотрудник не понимает своей роли в организации, не разделяет ее ценностей и установок, не видит перспектив своей работы и испытывает трудности в общении с другими членами коллектива.

Процес адаптації включає в себе наступні аспекти:

  • організаційна адаптація;
  • соціально-психологічна адаптація;
  • професійна адаптація.

Розглянемо, який зміст стоїть за цими назвами.

Організаційна адаптація

Процес введення в організацію спрямований на засвоєння працівником норм і правил, у тому числі і «неписаних», за якими живе організація, ознайомлення з історією фірми, структурою організації, корпоративною культурою, правилами внутрішнього розпорядку. Метою цього процесу є прийняття новим співробітником цінностей, установок, принципів організації без шкоди для особистісних цінностей.

Обов’язково має бути ознайомлення з системою оплати праці, щоб не було невиправданих очікувань, щоб людина не відчуваала себе обдуреною і не розчаровувалася у своїй роботі, а також з системою штрафів і заохочень, соціальних пільг і можливостей росту в компанії. На цьому ж етапі звертають увагу працівника на вимоги до зовнішнього вигляду . Добре, якщо в компанії розроблений буклет, в якому міститься інформація про історію компанії та її організаційну структуру, правила внутрішнього розпорядку та список адміністративної групи із зазначенням внутрішніх телефонів.

Соціально-психологічна адаптація

Входження в колектив, прийняття встановлених норм взаємин – завдання цього етапу адаптації. Одним з перших кроків соціально-психологічної адаптації є церемонія представлення колективу і керівництву. Це дозволяє подолати відчуття відособленості, чужорідності в колективі.

Потрібно залучати нових співробітників до участі в корпоративних заходах, проводити для них навчальні тренінги.

Професійна адаптація

Мета професійної адаптації – опанування новим співробітником системою професійних знань і навичок та ефективне їх застосування на практиці. А також у формуванні деяких професійно необхідних якостей особистості, у розвитку стійкого позитивного ставлення працівника до своєї професії.

Першим кроком є роз’яснення новачкові основного змісту його професійної діяльності, ознайомлення співробітника з його посадовими обов’язками, інструктаж з техніки безпеки і техніці пожежної безпеки, ознайомлення з робочим місцем і якимись специфічними умовами роботи. На цьому етапі, під час прийому в компанію співробітників без досвіду работиважним моментом є навчання. Цей захід необхідний для отримання необхідних знань і певних професійних навичок. Підготовка власних кваліфікованих кадрів забезпечує для компанії багато плюсів. Форми викладання можуть бути обрані у відповідності з поставленими завданнями і перевагами компанії (лекції, семінари, тренінги навичок спілкування, ефективності переговорів, техніки продажу та різні ділові ігри).

Необхідно, щоб отримані знання та навички співробітники застосовували на практиці. У тому випадку, якщо доводиться приймати в компанію кілька співробітників одночасно, то для них усіх можна організувати спеціальні адаптаційні заняття, на яких вони і зможуть отримати всю необхідну інформацію. Адаптуватися всім разом буде набагато простіше. Дуже зручно і для нового працівника, і для співробітника, відповідального за процес адаптації, коли розроблений контрольний лист, де перераховані ті теми, які він повинен освоїти, вказані конкретний термін виконання та відповідальні за виконання. У нового співробітника є як би пам’ятка, що і коли він повинен робити в період випробувального терміну. Крім цього, якщо в організації передбачена атестація персоналу, він може служити контрольним листом, з яким працівник і прийде на процедуру оцінювання.

Критерії успішності

Показником успішно проведеного процесу адаптації персоналу і введення його на посаду є успішне виконання роботи. Наскільки ефективними виявилися відбір кандидатів і проходження ними програми адаптації, можна визначити з низки простих критеріїв.

Критеріями адаптації для управлінського персоналу можуть бути:

  • виконання посадової інструкції;
  • якість виконаної роботи;
  • кількість виконаної роботи;
  • дотримання стандартів часу (норм часу і обслуговування);
  • враження на людей;
  • здатність влитися в колектив;
  • зацікавленість у роботі;
  • інтерес до підвищення кваліфікації та службового росту;
  • дотримання філософії організації;
  • задовільна оцінка якості трудового життя.

Критерії адаптації для робітників:

  • виконання норм виробітку;
  • виконання змінно-добових завдань;
  • опанування робочим місцем (верстатом, обладнанням, операціями) відповідно до технічних умов;
  • якість роботи – відсоток бракованої продукції у межах допустимих норм підприємства;
  • дотримання трудової дисципліни;
  • здатність влитися в колектив бригади (навпаки, «відторгнення» бригадою);
  • дотримання ділової філософії підприємства.

Хто це має робити?

Процес адаптації нових співробітників не повинен проходити безконтрольно. Основна відповідальність за адаптацію співробітників, так як це тісно пов’язано з іншими аспектами управління персоналом: пошуком і відбором, навчанням, оцінкою і організаційною культурою, – лягає на менеджерів з персоналу. І якщо розробка і контроль адаптаційної програми здійснюються спеціально підготовленим співробітником служби персоналу, то процес відбувається з максимальною ефективністю. Але не в кожній компанії така служба персоналу існує, тому адаптація працівників може лягати на плечі безпосередніх керівників або будь-яких інших співробітників. У цьому випадку ефективність процесу може впасти, оскільки це не входить у їхні прямі обов’язки. Рішенням цієї проблеми може стати призначення на роль опікуна грамотних співробітників, яки довго пропрацювали в компанії, причому потрібно мотивувати їх, підкреслювати престижність участі у процесі адаптації нових працівників, заохочувати матеріально і морально, позиціонувати їх участь у цьому процесі як щабель кар’єрного росту.

Розглянемо, хто і як повинен або може впливати на процес адаптації співробітника в компанії:

  • Керівник. Він добре розуміє мету роботи і завдання співробітника, зацікавлений у швидкій віддачі від новачка. Однак дуже часто участь топ-менеджера обмежується особистою бесідою і представленням співробітника колективу. Причини можуть бути як в нестачі часу у керівника, так і в тому, що в організаціях з жорсткою структурою підпорядкованості існує регламент взаємодії між посадами.
  • Колеги. Як вже говорилося вище, вони в будь-якому випадку залучені в процес адаптації, активно чи пасивно беруть участь у ньому: підказують, пояснюють, вказують основні моменти новому співробітнику. Зацікавленість їх у цьому процесі може бути різна: із співчуття до новачка або з почуття самозбереження, якщо підсумок діяльності нового співробітника може вплинути на результати роботи його колег. Але у випадках, коли специфіка діяльності нового працівника створює конкуренцію, розраховувати на підтримку колег безглуздо: нікому не вигідно мати поруч сильного конкурента.
  • HR-менеджери. У них висока зацікавленість в закріпленні співробітника в організації, вони добре знають особливості компанії і вимоги до посади, розбираються у діяльності компанії і проведенні різних кадрових процедур. Недоліком може бути тільки їх велика завантаженість.
  • Залучені фахівці. На практиці залучення зовнішніх консультантів використовується вкрай рідко, тільки в тому випадку, коли в організації немає свого ресурсу для якісного вступу фахівця на посаду. При цьому адаптація поєднується з якоюсь ще послугою, наприклад, навчанням. Однак це пов’язано зі значними фінансовими витратами і не скасовує власної роботи
  • Наставники. Це спеціально призначені висококваліфіковані співробітники компанії, що супроводжують нового працівника під час всього періоду адаптації, як правило, прирівняного до випробувального терміну, та отримують додаткові бонуси за цю діяльність.

Наставництво ефективно розвивати у тих організаціях, де:

– на роботу приймаються співробітники, які потребують навчання;
– є складність у виконанні роботи;
– має місце інтенсивний ріст.

Наставництво як один з успішних методів адаптації

Основні обов’язки

Зазвичай один наставник без шкоди для своєї основної діяльності може одночасно навчати одного-двох новачків. У перші дні наставнику необхідно приділяти новачкові більше половини свого робочого часу. Пізніше, коли нові співробітники освояться у колективі і компанії, – близько третини. Найчастіше нові співробітники переходять у розпорядження наставника відразу після вступного навчання. Ознайомлення починається з розповіді про розташування виробничих, службових та побутових приміщень, працівникові показується його безпосереднє робоче місце, оголошуються правила внутрішнього трудового розпорядку. На цьому ж етапі наставник особисто знайомить співробітника з майбутніми колегами, що дуже важливо для якнайшвидшої адаптації. Можливий також інструктаж з техніки безпеки, пожежної безпеки і дотримання новими співробітниками правил внутрішнього трудового розпорядку. Для того щоб поступово ввести нового співробітника в повноцінний режим роботи, наставник розробляє разом з ним індивідуальний план на весь період випробувального терміну. У цей план можуть бути включені конкретні завдання з певним терміном їх виконання і передбачуваним кінцевим підсумком. У ході спільної роботи за планом наставник надає новому працівникові необхідну підтримку, контролює виконання завдань, допомагає підтримувати ділові стосунки з колективом та керівниками різних рівнів. Наставник може самостійно провести додаткове навчання, все показати на практиці, а після цього контролювати і оцінювати виконання робочих операцій протягом всього адаптаційного періоду. Адаптаційний період, як правило, триває три місяці і дорівнює випробувальному терміну.

Весь цей час наставник не тільки навчає новачка, але і спостерігає за його поведінкою, вивчає його професійні та особисті якості, робить висновки. За тиждень до закінчення випробувального терміну наставник і безпосередній керівник оцінюють нового працівника і заповнюють так званий лист оцінки, у якому міститься висновок про результати проходження навчання. Вони вирішують, чи готовий співробітник до самостійної роботи, чи потребує додаткового навчання або абсолютно не підходить компанії і з ним краще попрощатися.

Портрет наставника

Робота наставника дуже відповідальна, і вибирати його з наявного персоналу треба дуже ретельно. Він повинен досконально знати обов’язки тих співробітників, яких буде навчати, бути доброзичливим і вимогливим. Велике значення має, яку посаду займає співробітник, як довго він працює на підприємстві і наскільки лояльний по відношенню до компанії.

Мотивація та заохочення

Як і будь-якае додаткове навантаження, наставництво має заохочуватися. Компенсація трудових витрат наставника в кожній компанії розраховується індивідуально, але обов’язково з урахуванням оцінки виконання наставником своїх обов’язків і оцінки проведеного навчання. Важливо, щоб критерії оцінки були чітко прописані, ясні і прозорі для самого наставника.

Крім матеріального заохочення, для спеціаліста, обраного на роль наставника, визнання його заслуг – найважливіша частина мотивації. Це підвищує самооцінку людини і його авторитет серед колег.

Наставництво – один з найбільш ефективних методів адаптації. Наставник спрямовує дії нового співробітника в певній галузі, реалізуючи принцип «Роби, як я!». Наставництво – це навчання особистим прикладом, практична передача професійних та інших навичок і знань від старшого до молодшого, від більш досвідченого менш досвідченому.

На закінчення додам, що, навіть якщо адаптаційна програма розроблена з урахуванням всіх необхідних для компанії факторів і успішність її підтверджена часом і позитивним результатом, а саме, нові співробітники проходять випробувальний термін і залишаються працювати на благо компанії, – безумовно, не можна забувати про співробітників і після трьох місяців первинної адаптації, потрібно піклуватися про їх розвиток, стежити за мотивацією, і тоді у вашій компанії буде здоровий і плідний колектив, що ефективно працює і підвищує конкурентоспроможність компанії на ринку.

Источник: биомедиа

Поділитися:
Позначки
Платформа для онлайн навчання

Отримайте доступ до сучасної онлайн платформи (LMS) та організуйте для своїх співробітників доступ до онлайн курсів, онлайн тестів та отримуйте звіти про перебіг навчання.

Розробка онлайн тренінгів

Кожний тренінг ми можемо перетворити в електронний навчальний курс індивідуально для Вашої компанії. Дізнайтеся більше про онлайн навчання.