Телефонуйте нам: +38 (095)304-84-04 +38 (067)508-44-61
ru_RUuk
Статьи 23.06.2015

Принцип трьох дій, або легкий спосіб впоратися з безладом


Існує простий спосіб впоратися з усіма паперами, які щодня до вас надходять. Ця система управління документацією будується на вмінні приймати рішення. Як каже експерт з питань організації Барбара Хемфілл, безлад – це ваші відкладені рішення.

Систематизувати абсолютно всі папери можна, дотримуючись принципу «трьох дій»: викинути, виконати, зберегти. Керуючись цим принципом, ви зможете швидко приймати рішення стосовно будь-якого документу, віднісши його до однієї з трьох категорій.

Застосувати цей метод на практиці, щоб позбутися від безладу, ви можете наступним чином. Уявімо, що ваш робочий стіл завалений паперами. Перше, що вам потрібно зробити, – зібрати всі папери і розподілити їх за трьома категоріями, фізично розділивши на три стопки:

1. Викинути

Тут всі документи, які вам більше не потрібні або інформація з яких десь дублюється. Всі папери, що потрапили в цю стопку, потрібно знищити.

У вас відразу звільниться місце і зменшиться безлад, коли ви розберетеся з першою стопкою відсортованих паперів. Викинути непотрібні папери – найпростіший крок до наведення порядку, і тим не менш багато хто не може на це зважитися, побоюючись позбутися чогось, що, можливо, коли-небудь їм знадобиться. Якщо сумніваєтеся, подумайте, де ще ви зможете знайти цю інформацію, якщо раптом в майбутньому виникне в ній необхідність.

Принцип трьох дій, або легкий спосіб впоратися з безладом

2. Виконати

У другу стопку потраплять папери, які вимагають від вас виконання якихось дій. Якщо вам потрібно призначити зустріч, відповісти на запрошення, оплатити рахунок, складіть всі ці папери разом до цієї стопки.

Безлад, який виникає через папери цієї категорії, є скоріше наслідком слабких навичок тайм-менеджменту, ніж нездатністю до самоорганізації.

У процесі сортування не слід затримувати увагу на кожному документу і намагатися відразу зробити те, що потрібно відповідно до нього. Для початку знадобиться проста вертикальна картотечна система, система лотків і папок або все, що допоможе відстежувати документи з цієї категорії та їх виконання. Отже, ви успішно розібралися з двома стопками паперів і готові взятися за третю.

3. Зберегти

Відкладіть у третю стопку всі документи, які вам потрібно зберегти, але які не вимагають від вас при цьому якихось дій: сюди потраплять виписка з вашого банківського рахунку, результати медичного обстеження, довідка про сплату податків або інші подібні папери, які можуть знадобитися вам в майбутньому.

Для зберігання документів найчастіше використовуються стандартні шафи, тому що це найзручніший і ефективний спосіб. Зазвичай одна-дві шафи розташовуються біля вашого робочого столу, в них ви зберігаєте папери, з якими працюєте зараз або які повинні бути під рукою. Одна або дві шафи більшого розміру потрібно поставити трохи далі. Там зручно тримати документи, до яких ви рідко звертаєтеся, але які потрібно зберегти.

З книги “Піраміда ефективності. Від розрізнених технік до цільної системи», Тамара Майлс

Поділитися:
Позначки
Платформа для онлайн навчання

Отримайте доступ до сучасної онлайн платформи (LMS) та організуйте для своїх співробітників доступ до онлайн курсів, онлайн тестів та отримуйте звіти про перебіг навчання.

Розробка онлайн тренінгів

Кожний тренінг ми можемо перетворити в електронний навчальний курс індивідуально для Вашої компанії. Дізнайтеся більше про онлайн навчання.