Телефонуйте нам: +38 (095)304-84-04 +38 (067)508-44-61
ru_RUuk
Новини 17.08.2016

Золоті правила планування часу


Важливим пунктом у системі планування є контроль за раціональним використанням робочого часу. Це дає керівникові можливість виявляти резерви для подальшого вдосконалення своєї роботи і раціонального використання робочого часу.

У процесі індивідуального планування і управління своєю діяльністю керівник краще пізнає свою роботу, ресурси і можливості співпраці; отримує обґрунтовані дані про свої права, обмеження та про використання робочого часу. У результаті керівник пізнає самого себе, що дозволяє не просто працювати, а досягти високих результатів.

Пропонуємо сформульовані нами десять «золотих» правил, виконання яких допоможе вам добитися кращої організації вашої роботи і успішного планування свого часу.

1. Формуйте робочі блоки, в які ви будете включати виконання великих або подібних за характером завдань

Тому, хто постійно перериває свою роботу або кому заважають сторонні, для виконання завдання потрібно значно більше часу, ніж тому, хто зосередився виключно на виконанні роботи такого ж обсягу. Перерви вимагають додаткових витрат часу і зусиль для чергового «розбігу» і «занурення» в роботу. Якщо об’єднати виконання декількох невеликих за обсягом, але схожих за характером робіт (наприклад, телефонні розмови, відповіді на листи кореспондентів, обговорення службових питань з співробітниками) в робочі блоки, то економія часу буде відчутною.

2. Навмисно усамітнюйтеся і встановлюйте неприйомні години

Для виконання надзвичайно важливих завдань необхідно мати можливість працювати спокійно, без будь-яких перешкод ззовні. Неприпустимо, щоб двері вашого робочого кабінету були відкриті завжди і для всіх. Крім того, все одно неможливо влаштувати так, щоб вас завжди могли застати по телефону, адже час від часу доводиться виїжджати до клієнтів, на переговори і т.п. Значить, необхідно встановити особисті неприйомні години. Для цього слід переключити телефон на секретаря, колег або скористатися автовідповідачем. Тільки в цьому випадку у вашому робочому розкладі з’явиться проміжок часу, коли ви зможете, максимально зосередившись, домогтися найвищої продуктивності і результативності. На телефонні дзвінки, що надійшли в цей період можна буде відповісти пізніше.

3. Під час проведення переговорів встановлюйте регламент, а також визначайте необхідні витрати часу для виконання певних завдань

Тривалість виконання тієї чи іншої роботи зазвичай залежить від наявного в розпорядженні часу. Чи не кожна ділова людина скаржиться на занадто затяжні і малорезультативні переговори. Обговорювати слід все, що необхідно, але не більше години. Цього часу цілком повинно вистачити для того, щоб вислухати всі точки зору і прийняти основні рішення.

Часом ділові зустрічі перетворюються на пусту «балаканину». Найчастіше їх призначають на 10 годину ранку, і переговори тривають до обіду. Тим часом, якщо зустріч призначати на 11 годину ранку, то вона також неодмінно закінчиться до обіду, причому, можливо, з кращим результатом. Отже, слід встановлювати жорсткі часові рамки під час проведення переговорів, нарад і т.п. Час – гроші, і якщо останні постійно рахують, то витрати часу, які в кінцевому підсумку теж мають своє грошове вираження, враховують вкрай рідко.

4. Дотримуйтеся принципу встановлення пріоритетів при виконанні всіх видів робіт

Ніхто не в змозі впоратися з усіма справами, які необхідно або хотілося б зробити. Широко поширеним явищем і проблемою є прагнення зробити відразу занадто багато справ. Однак у добі лише 24 години. Щоб якось розтягнути свій робочий день, деякі забирають, у разі крайньої необхідності ще й частину ночі. Не забувайте, що стрес виникає не від того, що ми зробили, а від того, що ми не встигли зробити. Нас пригнічує свідомість того, що ми не встигли закінчити роботу.

Єдина можливість впоратися з потоком завдань, ділових зустрічей і домовленостей – це чітко і однозначно встановити для них пріоритети, орієнтуючись на досягнення власних цілей і виконання дійсно важливих справ. Завдяки цьому можна найкращим чином використовувати кожен день, годину і хвилину. У першу чергу доцільно братися за ту справу, якій відводиться пріоритет № 1.

5. По можливості виконуйте тільки дійсно важливі справи (принцип Парето)

Вільфредо Парето у XIX ст. виявив, що лише невелика частина результату будь-якої діяльності справді щось важить. Так, наприклад, 80% успіху фірми досягається завдяки лише 20% клієнтів або тільки в 20% тексту статті або циркулярного листа міститься 80% всієї інформації.Якщо ми при читанні, на нарадах, при занесенні даних у комп’ютер і т.п. обмежимося тим, що є дійсно важливим, то, використавши лише 20% свого робочого часу, ми отримаємо 80% результату. Головна складність полягає у тому, щоб виявити ті 20%, від яких залежить успіх справи. У даному випадку мале вирішальним чином визначає велике!

6. Повною мірою використовуйте делегування як оплачувану послугу

Жодна ділова людина, що дорожить своїм часом, не повинна робити все сама. Ті завдання, виконання яких могли б взяти на себе інші, неодмінно повинні виконувати саме вони. Тому, у кого зовсім немає підлеглих або співробітники не володіють достатньою кваліфікацією, слід набрати підлеглих з відповідною підготовкою або подбати про навчання вже наявного персоналу.

Оскільки делегування повноважень тягне за собою значну економію часу, вигідніше і дешевше всього тривалий час користуватися платними послугами поза своєї фірми, вдаючись до допомоги різних агентств, консультаційних фірм і організацій, що надають різні послуги. У сучасних умовах на ринку послуг пропонується будь-яка кваліфікована допомога. Витрати на використання платних послуг «на стороні» будуть в будь-якому випадку меншими, ніж витрати роботодавця на утримання додаткового штатного співробітника.

7. Великі завдання виконуйте невеликими частинами (тактика «салямі»)

Ще Aльбeрт Ейнштейн помітив, що більшості людей подобається рубати дрова тому, що при цьому за дією відразу слідує результат. Саме через те, що результат віддалений за часом, людям властиво «ухилятися» від великих і непростих завдань або зволікати з їх виконанням, інакше кажучи, відкладати їх «в довгий ящик».

Навіть сильно зголоднівши, людина не в змозі з’їсти відразу цілого бика, вона може щодня з’їдати приблизно два біфштекси. Цілі і проекти також слід ділити на невеликі порції і виконувати їх протягом досить тривалого часу, кожен день відводячи на цю роботу приблизно по дві години. Після досягнення першої проміжної мети виявляться і певні результати, які будуть стимулювати виконання решти завдань.

8. Встановлюйте для самого себе строки виконання справ категорії «А»

Добрих намірів, як правило, не бракує, не вистачає зазвичай часу, щоб виконати задумане. Причина проста: тільки зберешся взятися за намічене, як потрібно провести незаплановану ділову зустріч, затягуються переговори, виникають непередбачені обставини або просто відволікають дрібні, повсякденні справи, і тоді доводиться відмовлятися від задуманого.

Якщо ж заздалегідь, наприклад на початку місяця, в робочому календарі зарезервувати певні часові блоки для виконання своїх починань і сприймати їх як заздалегідь заплановані ділові зустрічі або наради, та до того ж позначити їх тим же кольоровим маркером, який ви використовуєте для позначення всіх своїх важливих справ, то це психологічно налаштує вас на обов’язковість їх виконання.

Коли ви станете надалі заносити в календар строки нових переговорів, нарад і т.п., то мимоволі «зачепитеся» за свій колишній запис і будете змушені перенести новий захід на інший термін. Цього не станеться, якщо в календарі буде відсутній запис про задуману вами справі. Тільки так можна змусити себе неодмінно виділити у своєму розкладі час для виконання дійсно важливих для вас справ, що відносяться до так званої категорії «А», або А-справ.

Записи про заплановані власні А-справи також як і записи про ділові зустрічі, наради тощо, потрібно доповнити конкретними відомостями, тобто, цифрами, датами і фактами (ЦДФ). Коли терміни проведення різних заходів будуть узгоджуватися з іншими співробітниками, «домовленості з самим собою» слід неодмінно враховувати при плануванні всіх інших справ.

9. Головні завдання виконуйте рано вранці (відчуття успіху)

«Ранковий час обдаровує золотом нас». Хто не переживав такого: уже на початку робочого дня всі плани порушуються через непередбачені обставини: нагромадження незапланованих розмов, телефонних дзвінків і т.п. перекреслює всі найкращі задуми? Однак те, що виконано заздалегідь (наприклад, перед усіма повсякденними справами, такими, як розмови по телефону, відповіді на ділові листи, наради тощо), створює відчуття справжнього успіху; результат ранньої роботи ніхто вже не зможе у вас відняти або зіпсувати. Секрет успіху багатьох підприємців полягає в тому, що вони ще рано вранці вдома або на робочому місці безпосередньо перед початком робочого дня встигають виконати те чи інше важливу для них справу або, принаймні, почати її. Подібне вирішальне випередження в будь-якому випадку окупається.

10. Свідомо враховуйте в робочих планах коливання рівня працездатності

Більшість з нас на собі відчуває, що продуктивність праці протягом робочого дня змінюється, вона то досягає піку, то різко знижується. Відбувається це незалежно від того, чи є людина «жайворонком» або «совою». У будь-якому випадку слід планувати виконання найбільш важливих робіт на періоди підвищення працездатності. У цей час людина відчуває себе повною сил і встигає зробити значно більше і з кращим результатом, ніж у період спаду працездатності.

Роботи рутинного характеру, які не мають великого значення, слід виконувати в післяобідній час. При плануванні справ на день слід пам’ятати, що найважливіші справи виконуються на початку робочого дня. У період найвищої працездатності доцільно проводити співбесіди зі співробітниками, наради і ділові зустрічі з клієнтами. Період спаду працездатності присвятіть консультаціям і телефонним дзвінкам.

Автор: Лотар Зайверт (Lothar J. Seiwert), професор, керівник Інституту стратегії використання часу (Гейдельберг, Німеччина). Матеріал публікується в скороченому перекладі з англійської.

Джерело: www.elitarium.ru

Поділитися:
Позначки
Платформа для онлайн навчання

Отримайте доступ до сучасної онлайн платформи (LMS) та організуйте для своїх співробітників доступ до онлайн курсів, онлайн тестів та отримуйте звіти про перебіг навчання.

Розробка онлайн тренінгів

Кожний тренінг ми можемо перетворити в електронний навчальний курс індивідуально для Вашої компанії. Дізнайтеся більше про онлайн навчання.